De acordo com estudo feito pela PricewaterhouseCoopers (PwC), organizações acreditam que adoção da plataforma, prevista para 2016, exigirá uma série de alterações em relação à rotina de trabalho atual

Fernando Soares

A publicação da versão definitiva do manual de orientação do eSocial, em fevereiro, deixou mais claro para as empresas o impacto que elas terão a partir da adoção da plataforma. A estimativa é de que as grandes companhias, com faturamento anual superior a R$ 78 milhões, comecem a operar sob o novo modelo a partir de abril de 2016. Já as demais organizações deverão integrar o sistema a contar de setembro de 2016. Nesse sentido, um estudo da PricewaterhouseCoopers (PwC) detecta que mudar a rotina vigente nas organizações hoje será o principal desafio.

Segundo o levantamento, 30% das empresas pesquisadas apontaram a mudança cultural como o tema em que haverá mais dificuldade de se lidar na implantação do eSocial. Na sequência, aparecem os processos internos (29%) e sistema e tecnologia (16%). “Uma parcela das empresas acredita que somente colocar um software de folha de pagamento resolve. Isso é preocupante, pois uma mudança cultural não passa apenas por aí. Essa é uma visão simplista”, destaca Fernando Giacobbo, sócio da PwC Brasil.

A adaptação ao novo modelo passa pela centralização das informações a serem repassadas ao fisco. O gerente sênior da PwC Brasil Giancarlo Chiapinotto lembra que dados que estão sob a tutela de diferentes departamentos terão de ser encaminhados à área de recursos humanos (RH). “Será necessário alterar procedimentos, arrecadando informações que não estão no guarda-chuva do RH”, afirma.

Um exemplo está na área de segurança e saúde do trabalho. Se, em uma indústria, um funcionário passa da área administrativa para a linha de produção, isso terá de ser informado ao RH para que seja feita a comunicação via eSocial. Essa é uma prática que pouco ocorre no momento.

A integração de dados é vista como a principal dificuldade para 41% das organizações, superando obstáculos como o pouco entendimento dos gestores à legislação (22%) e a complexidade das leis atuais (14%). Além disso, 37% dos entrevistados preveem dificuldades para cumprir todas as obrigações dentro do cronograma estipulado. Ainda assim, há consciência de que a medida trará ganhos. Para 39%, haverá melhoria no cumprimento da legislação, e 27% acreditam em maior eficiência nos processos.

Giacobbo enfatiza que o eSocial vem para ficar e não deve sofrer novas alterações de prazos para entrar em vigor. Assim, as empresas precisam iniciar sua preparação. A primeira etapa consiste em realizar um diagnóstico do panorama existente. “É importante saber qual será o grau de dificuldade que o eSocial exigirá. É fundamental que a alta administração saiba a relevância desse projeto e busque o comprometimento de todas as áreas da empresa”, aponta.

O manual de orientação classifica as informações a serem repassadas em três grupos. Nos eventos iniciais e tabelas, deverão constar as informações de natureza permanente, como tabela de rubricas, cargos, horários e vínculos empregatícios atuais. Nos eventos não periódicos, será necessário registrar ações como admissão, alteração contratual, afastamentos e reintegrações. Já nos eventos periódicos, incluem-se dados de remuneração dos trabalhadores e informações tributárias, trabalhistas e previdenciárias.

O sócio da PwC Brasil recomenda que as companhias façam um pente-fino nos seus processos, já que muitas delas não possuem registros digitalizados. Uma dica, segundo o Giacobbo, é ficar atento às rubricas, já que em muitos casos as empresas possuem um volume até cinco vezes superior ao que o eSocial permitirá.

RH é a área mais impactada
Responsável por organizar as informações a serem repassadas ao fisco, o departamento de recursos humanos (RH) é o mais afetado pela implantação do eSocial. Na pesquisa realizada pela PwC, 41% dos entrevistados apontam essa área como a que mais demandará cuidados. Em seguida, aparecem segurança e saúde do trabalho (16%) e tecnologia da informação (11%). Por outro lado, o jurídico (3%) deve ser a menos demandada.

O vice-presidente de relações do trabalho da Associação Brasileira de Recursos Humanos no Estado (ABRH-RS), Marco Antônio de Lima, define que a publicação do manual não atenuou o nível de atenção quanto ao preparo das empresas. “Há uma preocupação grande em relação à burocracia para a implementação. E não há alento do governo para facilitar esse processo”, analisa. “A mudança de cultura exigida é tão grande que qualquer prazo para adaptação parece curto”, complementa.

Lima constata que os gestores de RH têm conseguido respaldo dentro das companhias para conduzir as mudanças necessárias. No entanto, o gestor critica algumas situações que o eSocial demandará, caso de algumas flexibilidades que o sistema atual permite e serão excluídas. “Quando há regras inflexíveis, isso dificulta qualquer organização, mesmo aquelas que têm boa intenção em compatibilizar os interesses da empresa e dos seus trabalhadores”, menciona. Lima cita como exemplo o fim do parcelamento das férias dos funcionários, algo recorrente hoje e que não deve mais ser tolerado.

A gerente de produto de folha de pagamento da ADP, Ângela Rachid, lembra que, após a divulgação do manual, ficou claro que o eSocial, em um primeiro momento, ficará concentrado nas partes de folha de pagamento e segurança e medicina do trabalho. “A área fiscal receberá mais atenção em um segundo momento, mas isso só será oficial quando o cronograma for decretado, entre o final do mês e início de maio”, salienta.

A partir daí, os primeiros testes do sistema com grandes empresas devem começar em agosto, ressalta Ângela, que integra o grupo de trabalho composto pelo governo federal para tratar da adoção da plataforma.

Qualidade das informações será alvo de fiscalização
O eSocial só deve entrar em vigor em 2016, mas isso não quer dizer que o fisco já não esteja atento à eventuais falhas nas informações que as empresas fornecem. O CEO da TaxWeb, Evandro Ávila, ressalta que, desde 2008, quando o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped) entrou em vigor, a Receita Federal vem intensificando o controle. Desde então, a arrecadação anual com autuações cresceu de R$ 90 bilhões para R$ 190 bilhões, apresentando queda apenas no ano passado.

Para 2015, o ano de preparação para o eSocial, há 46 mil indícios de irregularidades. “Até agora, muitas empresas estavam preocupadas em enviar informações, mas poucos atentas à qualidade da informação repassada. O eSocial será a última fronteira do Sped no Brasil”, destaca Ávila.

Segundo o CEO da TaxWeb, as empresas vão precisar tomar cuidados para gerir as informações em tempo hábil para enviá-las. “É preciso alterar os fluxos de trabalho dentro das companhias, criando novos procedimentos”, aponta. O dirigente reforça que a maior parte das exigências do eSocial virão dos dados sobre a folha de pagamentos das companhias.

Jornal do Comércio – RS

A Secretaria-Geral do Tribunal de Justiça do Rio Grande do Norte determinou que, a partir o dia 1º de abril, os requerimentos de ordem pessoal de interesse de todos os servidores do Poder Judiciário do Estado devem ser protocolados exclusivamente por meio do sistema Processo Administrativo Virtual – PAV, que faz uso do certificado digital no padrão da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil.

A obrigatoriedade está prevista na Portaria nº 146, que considera as disposições contidas na Resolução nº 024/2014-TJRN, de 21 de maio de 2014, que instituiu o PAV no âmbito do Poder Judiciário do Estado. Desde 1º de setembro de 2014 seu uso foi oficializado como a ferramenta para a tramitação dos processos administrativos no âmbito da Justiça Estadual potiguar.

“Os usuários deverão fazer a sua própria inserção no sistema, por intermédio do respectivo certificado digital”, determina o secretário-geral, Fernando Jales, na Portaria publicada. Na impossibilidade da assinatura eletrônica, o documento físico será assinado manualmente, digitalizado e protocolado no PAV pelo próprio servidor.

ITI – Instituto Nacional de Tecnologia da Informação

A Secretaria do Tesouro Nacional resolveu que o envio de pedidos de verificação de limites e condições relativos à contratação de operação de crédito e de concessão de garantias da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos municípios será efetuado por meio do sistema eletrônico intitulado Sadipem. A determinação consta de portaria publicada no Diário Oficial da União (DOU).

Segundo o texto, alguns dos documentos necessários à consulta devem ser encaminhados ao Tesouro Nacional por meio de formulário eletrônico disponível no sistema. Outros, para os quais o formulário eletrônico não se aplica, devem ser protocolados ao Tesouro por meio físico. “As informações inseridas no Sadipem serão validadas por meio de assinatura com certificação digital, conforme discriminado no MIP (Manual para Instrução de Pleitos)”, diz o texto.

Entre outros aspectos, o uso do meio eletrônico para essas consultas levou em consideração, segundo a portaria, “a necessidade de garantir a tempestividade, a transparência e o controle no processo de verificação de limites e condições para a contratação de operações de crédito, para a concessão de garantias” pelos entes federativos e “para a concessão de garantias da União a Estados, Distrito Federal e municípios, compreendendo suas autarquias, fundações e empresas estatais dependentes”.

Agência Estado

O Instituito Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), responsável pela normatização do sistema brasileiro de certificação digital, certificou o primeiro nacional no formato alemão Brainpool, uma mudança de padrão no país.

No ano passado, o instituto anunciou que estava abandonando o padrão de criptografia por curvas elípticas que foi “modificado” pela Agência de Segurança Norte-Americana (NSA), uma decisão diretamente ligadas ao caso de espionagem da NSA divulgado pelo analista Edward Snowden.

Segundo destaca o Convergência Digital, o ITI afirmou oficialmenteque não houve adesão das autoridades certificadoras à versão 3 do sistemas de chaves públicas da ICP-Brasil, que usa o padrão de curvas elípticas.

Segundo o instituto, a primeira aplicação prática do novo modelo deve acontecer na emissão dos novos passaportes. O equipamento a ser utilizado será da linha ASI-HSM da Kryptus, empresa campinense especializada em equipamentos de segurança.

De acordo com o diretor executivo da Kryptus, Roberto Gallo, a empresa é uma das empresas com selo de “estratégica de defesa” – identificação de um seleto grupo de firmas nacionais que, por conta desse credenciamento, que impede o controle por estrangeiros, tem condições privilegiadas de contratação com as Forças Armadas.

“Se com o RSA [sistema mais disseminado de criptografia] temos diferentes formas de uso, algumas inclusive inseguras, nas curvas elípticas o problema é muito ampliado e por isso órgãos de padronização publicam os chamados parâmetro de domínio, que são como configurações pré-determinadas. Aí mora o problema e aí que inovamos”, diz o executivo.

Leandro Souza – Baguete

A segurança em uma rede de internet para escritório de contabilidade é essencial, já que a empresa lida com dados importantes e de alta confidencialidade de seus clientes. Por isso, é essencial ter uma rede segura com o objetivo de não causar dores de cabeça desnecessárias para o seu negócio.

Confira a seguir 5 dicas sobre como você pode garantir a segurança da rede de internet para escritório contábil:

Não facilite quando o assunto é senha
Ao criar uma senha, geralmente cometemos erros gravíssimos que podem comprometer a segurança da rede de internet do escritório. Um deles é fazer uma senha muito fácil de descobrir, como data de aniversário, nome da mãe ou do cachorro, número do celular, ou até mesmo uma sequência lógica, como 1234.

Além de criar senhas muito simples de serem descobertas, caímos no erro de não trocar o código com frequência. Procure fazer novas senhas ao menos uma vez por mês, e se você tiver que dar essa informação a alguém por algum motivo, troque a sequência o quanto antes. E claro, a dica de ouro: não deixe que muitas pessoas saibam qual sua senha.

Tenha cuidado com e-commerces e internet banking
Muitos escritórios optam por comprar artigos, como itens de papelaria, por meio da praticidade da internet. Por mais que isso seja cômodo e facilite toda a sua rotina de trabalho, saiba que é preciso ter alguns cuidados com a loja em que você pretende fazer suas compras. A sugestão é pesquisar sobre a reputação do e-commerce em sites como o Reclame Aqui.

Já na hora de acessar o internet banking da conta de sua empresa, todo o cuidado ainda é pouco. Evite entrar no site do banco em um computador compartilhado, por exemplo, e tenha a certeza de que o endereço do site pertence à instituição financeira.

Use uma VPN
Ao utilizar uma VPN, as informações enviadas pelo dispositivo são criptografadas, garantindo mais segurança aos seus dados. Você pode usar a SecurityKISS, uma ótima opção de VPN gratuita que irá proteger as informações de sua empresa da melhor forma.

Mantenha o antivírus sempre atualizado
Com as ameaças frequentes que vemos por todos os lados na web, é fundamental que você tenha um antivírus atualizado. Isso vai garantir que os computadores de seu escritório fiquem protegidos de arquivos maliciosos. Vale citar que os vírus podem causar um problemão para sua empresa, como roubo de dados, acesso a informações sigilosas, entre outras dores de cabeça.

Verifique se a rede de Wi-Fi é legítima
Para quem pretende roubar seus dados, tenha em mente que é muito mais fácil do que você imagina fazer uma falsa rede com um nome tentador, como por exemplo, “Wi-Fi grátis”. Para não entrar em uma rede falsa, é preciso conferir a legitimidade do sinal. Portanto, nunca se esqueça de checar com o responsável da rede se a mesma é a correta.

É fundamental que seu escritório de contabilidade tenha uma rede segura, a fim de evitar o roubo de informações sigilosas. Afinal, você está lidando com os dados dos seus clientes, e todo cuidado é pouco.

Por Grupo Sage

O comércio eletrônico de seguros faturou R$ 36 bilhões em 2014, contabilizando 51 milhões de consumidores online, mas a participação do mercado de seguros ainda é quase nula. Para reverter esse quando, seguradoras estão desenvolvendo produtos e processos online e alguns de seus profissionais discutem essa evolução no Comitê de Seguros da Câmara Brasileira de Comércio Eletrônico (camara-e.net). Esse foi um dos focos da apresentação do especialista Rodrigo Paiva, em palestra do III Seminário de Certificação Digital.

O evento aconteceu em São Paulo, no dias 15 e 16 de abril, e Paiva conduziu o painel sobre o Assinaseg, Portal de Assinaturas do Mercado de Seguros, um produto AC Sincor que promove segurança digital e modernização do setor, configurando oportunidade de negócio para as corretoras de seguros habilitadas, chamadas de Autoridades de Registro.

“As corretoras de seguros estão preparadas como canal de distribuição e assistência técnica pela web, principalmente aquelas que já atuam no ambiente online como Autoridades de Registro emissoras de certificados digitais, vinculadas à Autoridade Certificadora Sincor. E o consumidor, há tempos, possui hábitos de consumo online, incentivado por ações do governo e da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil)”, declara Paiva.

De acordo com os dados exibidos, o mercado de seguros hoje representa 6% do PIB brasileiro, tem crescimento anual de 10% e conta com 51 milhões de segurados. No entanto, trata-se de setor de grande relevância no contexto da economia que ainda entrega seu produto em papel.

“O Assinaseg é elo entre seguradoras, corretoras e consumidores. É a primeira iniciativa não-governamental de uso de certificação digital com foco no consumidor final de um mercado de larga escala. Oferece workflow completo de gestão, distribuição e assinatura de documentos eletrônicos baseado em plataforma web para proposta de seguro, perfil de segurado, declarações de saúde, apólices etc. As operações realizadas por meio do Assinaseg são mais rápidas, seguras, econômicas e em dia com a sustentabilidade”, conclui Paiva.

O III Seminário de Certificação Digital aconteceu em paralelo com a 20ª Cards Payment & Identificantion, maior feira de tecnologia para o setor de cartões, meios eletrônicos de pagamento, identificação e certificação digital da América Latina.

Fonte: Comunicação Sincor-SP

O livro “Processo Judicial Eletrônico”, coletânea coordenada pelo presidente nacional da OAB, Marcus Vinicius Furtado Coêlho, e pelo presidente da Comissão Nacional de Tecnologia da Informação da OAB, Luiz Cláudio Allemand, já se encontra disponível para download gratuito na Biblioteca Digital da OAB.

A coletânea reúne experiências relatadas pelos membros da Comissão Nacional de Tecnologia da Informação da OAB, vivenciadas do início de 2013 até o fim de 2014. A obra já aborda, inclusive, o PJe sob a ótica do Marco Civil da Internet, sancionado pela presidência da República em abril do ano passado.

“O livro traz artigos de renomados professores, advogados e de todos que de alguma forma estão experimentando os problemas do PJe. A visão é global, pois vários dos autores que construíram a obra são presidentes das comissões de Tecnologia da Informação das seccionais da OAB”, aponta Luiz Cláudio Allemand, que também é representante da entidade no Comitê Gestor do PJe junto ao Conselho Nacional de Justiça (CNJ).

Ele alerta ainda que, “como o PJe está sempre em construção, em constante movimento, não há ainda uma previsão para o lançamento de um novo volume, mas o registro das memórias é suficiente para encarar essa nova etapa”.

O download gratuito do livro pode ser feito por meio do linkhttp://www.oab.org.br/arquivos/processo-judicial-eletronico-1397235220.pdf

A Crítica – MS

A iniciativa partiu justamente dos órgãos de controle, em especial a Receita Federal

por Acorda Cidade

A inclusão da tecnologia nos mais diferentes ambientes de trabalho tem se tornado padrão em todo o país. O comércio foi um dos pioneiros, principalmente com a implantação das notas fiscais digitais, que necessitavam de um controle e registro mais preciso das vendas.

Atualmente, essa tendência se espalha pelos mais diversos setores e é difícil encontrar até mesmo o menor dos mercados sem um computador auxiliando no trabalho. Não seria diferente no setor da saúde, que tem na certificação digital uma excelente aliada na segurança.

A iniciativa partiu justamente dos órgãos de controle, em especial a Receita Federal. Instituída em 2015, a Declaração de Serviços Médicos e de Saúde (DMED) busca diminuir os casos de declarações de ajuste do imposto de renda de pessoas físicas que ficam retidas na malha fina.

O novo plano permite um controle maior e mais preciso sobre os dados fornecidos à receita, possibilitando que deduções indevidas sejam encontradas com mais facilidade no cruzamento de dados.

Esses casos, com quantidade que desperta a atenção dos órgãos públicos, demonstram deduções indevidas relacionadas a despesas com tratamentos de saúde feitos pelos contribuintes. Ou seja, procedimentos que são registrados clandestinamente e que acabam gerando problemas posteriores ao declarar o imposto.

Profissionais como fisioterapeutas, psicólogos, terapeutas ocupacionais, fonoaudiólogos, dentistas e outros considerados autônomos e que se equiparam a pessoas jurídicas também precisam apresentar a DMED.

Além disso, instituições como hospitais, clínicas, laboratórios, serviços radiológicos, serviços de próteses ortopédicas e dentárias e estabelecimentos com especialização geriátrica ou com ensino destinado a deficientes físicos ou mentais também necessitam da declaração. Essa questão desperta, portanto, para a necessidade de uma versão digital dos documentos certificada digitalmente.

A certificação pode ser feita por meio de empresas seguradoras, que fornecem os certificados com a segurança do credenciamento pela Receita, como é o caso da Serasa Experian .

Esse recurso digital é usado não só para essa função, mas pode ser incorporado em outras atividades da empresa e até mesmo em aplicações junto a órgãos Municipais, Estaduais e Federais.

Quase 72% dos advogados de Santa Catarina já estão certificados para atuar conforme a nova sistemática de processo eletrônico que vem sendo implantada pelos tribunais. Este índice coloca o Estado em terceiro lugar no ranking nacional de certificação digital, atrás apenas do Paraná e do Mato Grosso do Sul. Os números foram divulgados esta semana: mais um motivo a ser comemorado pela equipe da Central de Inclusão Digital da OAB/SC, que completou um ano de funcionamento na semana passada.

Coluna Visor – Diário Catarinense

A economia no uso de papel representa 96,7 bilhões de litros de água

Julio Cosentino

Com a crise hídrica em evidência na mídia, nos demos conta o quanto somos dependentes da água, não só para viver, mas também para trabalhar, afinal esse importante recurso natural é indispensável para produção de diversos materiais, como o papel, por exemplo. E, nesse cenário, a tecnologia da Certificação Digital é uma grande aliada.

Isso porque o Certificado Digital é um documento que identifica inquestionavelmente pessoas físicas e jurídicas no meio eletrônico e a cada uso gera uma assinatura digital com valor legal semelhante a da assinatura manuscrita.

Dessa forma, ele pode ser utilizado para diversas aplicações, como a assinatura de documentos, diminuindo assim o uso de papel, além de vários outros benefícios, mas vamos nos atentar às questões sustentáveis.

Outro exemplo de aplicação bastante importante é o uso do Certificado Digital na emissão das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e). Se considerarmos que já foram emitidas mais de 11,2 bilhões de NF-e desde a sua implantação, em 2006, mais de 44,8 bilhões de folhas de papel deixaram de ser impressas, já que versão impressa consumia, em média, quatro folhas.

Essa economia no uso de papel representa mais de 96,7 bilhões de litros de água, que deixaram de ser utilizados, já que, de acordo com o Instituto Akatu, são necessários 540 litros de água para produzir um quilo de papel. Se calcularmos que uma resma (500 folhas) de sulfite A4 tem, em média, 2 quilos, apenas para produção de uma resma seriam utilizados 1.080 litros de água.

Esses são apenas alguns dados que evidenciam a importância de migrar processos físicos para o eletrônico. Hoje, isso é totalmente viável e seguro, graças à tecnologia da certificação digital, entre outras que estão surgindo e prometem revolucionar cada vez mais os processos no cotidiano das pessoas e das empresas.

Vice-presidente da Certisign

Publicado no jornal DCI